Przewodnik po VAT dla małych firm

Co to jest podatek VAT?
Podatek od wartości dodanej (znany bardziej jako VAT) ma stanowić podatek od wydatków konsumenckich i jest pobierany od sprzedaży towarów i usług. Został wprowadzony w 1973 r., Kiedy Wielka Brytania przystąpiła do EWG, aby zastąpić tak zwany podatek od sprzedaży.

Podatek VAT jest naliczany od:
· Sprzedaży towarów lub usług
· Nabywania nowych produktów na drodze wymiany
· Sprzedaży aktywów biznesowych
· Wykorzystania środków trwałych / firmowych do celów osobistych
· Prowizji
· Wynajmu lub leasingu Twoich towarów
· Przedmiotów sprzedawanych personelowi, takich jak np. posiłki

Kiedy muszę zarejestrować się na VAT?

Musisz zarejestrować się na VAT, jeśli:
· Twoja firma miała obrót podlegający opodatkowaniu podatkiem VAT w wysokości ponad 85 000 £ w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
· Oczekujesz, że Twój obrót podlegający opodatkowaniu podatkiem VAT przekroczy 85 000 £ w ciągu najbliższych 30 dni.

Jeśli przekroczyłeś próg VAT w ciągu ostatnich 12 miesięcy:

Jeśli na koniec miesiąca kalendarzowego wartość Twojej sprzedaży podlegającej opodatkowaniu w ciągu ostatnich 12 miesięcy przekroczy 85 000 GBP, musisz zarejestrować się w podatku VAT.

Powinieneś powiadomić HMRC w ciągu 30 dni od końca tego miesiąca. Zostaniesz zarejestrowany pierwszego dnia następnego miesiąca, od tego momentu musisz zacząć naliczać podatek VAT.

Jeśli przekroczysz próg VAT w ciągu najbliższych 30 dni.

Jeśli spodziewasz się, że Twoja sprzedaż przekroczy 85 000 £ sprzedaży w ciągu 30 dni w dowolnym momencie, musisz zarejestrować się do podatku VAT. Dodatkowo należy przekazać powyższą informacje do HMRC w ciągu 30 dni od tej daty. Moment przejścia na podatek Vat  w tym przypadku będzie oparty na pierwotnej dacie. Powiedzmy na przykład, że otrzymujesz zamówienie o wartości 90 000 £ 1 stycznia i powiadomisz HMRC 31 stycznia, obowiązek naliczania Vat będzie od 1 stycznia.

W razie wątpliwości lub w celu uzyskania dodatkowych informacji od HMRC, kliknij tutaj: https://www.gov.uk/vat-registration/when-to-register

Przydatna wskazówka:

Jeśli właśnie zarejestrowałeś się na VAT, ale posiadasz wcześniej zakupione aktywa, takie jak meble lub maszyny, powinieneś mieć możliwość odzyskania podatku VAT po rejestracji. Możesz to potwierdzić w HMRC.

Dobrowolna rejestracja

Możesz zarejestrować się dobrowolnie, nawet jeśli obrót Twojej firmy jest niższy niż 85 000 £. Ale musisz zapłacić HMRC należny podatek VAT od daty jego zarejestrowania.

Większość firm składa wniosek o dobrowolną rejestrację podatku VAT tylko wtedy, gdy spodziewa się, że odzyska więcej podatku VAT od HMRC niż płaci.

Jednym z najczęstszych powodów dobrowolnego zarejestrowania się do podatku VAT jest odzyskanie podatku VAT od kosztów początkowych.

Na przykład, jeśli założysz nową kawiarnię, prawdopodobnie wydałeś małą fortunę na wyposażenie i sprzęt meblowy. Możesz odzyskać część VAT tych kosztów wcześniej, zamiast czekać, aż obrót przekroczy 85 000 £.

Stawki VAT i ulgi:

Istnieją trzy różne stawki VAT, które mają zastosowanie do dostaw podlegających opodatkowaniu:

· Stawka standardowa 20% – większość towarów i usług.
· Obniżona stawka 5% – krajowe paliwo, foteliki samochodowe dla dzieci itp.
· Zero Rate – Książki, odzież dziecięca, eksport itp.

Co jest zwolnione z podatku VAT?

Niektóre usługi i towary są zwolnione z podatku VAT. Obejmują one:
· Edukacja lub szkolenie
· Zbieranie funduszy na cele charytatywne
· Sprzedaż lub wynajem nieruchomości komercyjnych
· Usługi ubezpieczeniowe i finansowe
· Znaczki pocztowe i wysyłka

Jaka jest różnica między „stawką zerową” a „zwolnieniem z podatku VAT”?

Dostawy o zerowej stawce nie są obciążane podatkiem VAT w tradycyjnym sensie, ale według stawki 0%. Umożliwi to odzyskanie podatku VAT od kosztów pośrednich.

Jednak w przypadku dostaw zwolnionych z podatku VAT nie można ubiegać się o zwrot podatku VAT. Kolejna kwestia: jeśli Twoja firma oferuje wyłącznie dostawy zwolnione z podatku VAT, nie musisz rejestrować się w celu uzyskania podatku VAT.

Wszystkie towary i usługi o obniżonej lub zerowej stawce są wymienione tutaj: https://www.gov.uk/guidance/rates-of-vat-on-different-goods-and-services

Od czego jeszcze możesz odliczyć podatek VAT?

Oprócz zwrotu podatku VAT od towarów lub usług używanych wyłącznie dla Twojej firmy, możesz ubiegać się o takie rzeczy jak:
· Podróże pracowników
· Plany usług mobilnych wykorzystywane do połączeń biznesowych
· Pojazdy używane tylko w celach biznesowych
· Paliwo, akcesoria i konserwacja wspomnianych pojazdów
· Rachunki za usługi komunalne, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w domu (proporcjonalnie do odsetka narzędzi używanych na potrzeby biznesowe)

Są pewne rzeczy, których nie można odzyskać z tytułu podatku VAT, w tym:
· Koszty rozrywki
· Wszystko, co jest wyłącznie do użytku prywatnego
· Rzeczy kupione w innych krajach UE

Przesyłanie deklaracji VAT

Po zarejestrowaniu się w VAT będziesz musiał zacząć wypełniać deklaracje VAT, które rejestrują kwotę podatku naliczonego i należnego. Spowoduje to albo płatność netto, albo zwrot z HMRC.

Podatek należny
Jest to podatek VAT naliczony klientom za towary lub usługi. Musisz to dodać do deklaracji VAT, nawet jeśli nie otrzymałeś płatności.

Podatek naliczony
Jest to podatek VAT naliczony przez dostawców od towarów lub wydatków. Musisz to dodać do deklaracji VAT, nawet jeśli za nie zapłaciłeś.

Kiedy musisz przesłać deklaracje VAT?

Deklaracje VAT są zazwyczaj składane co kwartał, ale możesz złożyć wniosek o ich składanie co miesiąc. Możesz nawet wybrać, które kwartały chcesz przesłać.

Termin złożenia rozliczenia i dokonania płatności wynosi jeden miesiąc i 7 dni od ostatniego dnia kwartału lub miesiąca.

Po rejestracji musisz złożyć deklarację VAT, nawet jeśli nie masz podatku VAT do zapłaty lub odzyskania.

Cyfrowe opodatkowanie

Od 1 kwietnia 2019 r. jeśli przekroczysz próg VAT, musisz przestrzegać przepisów Making Tax Digital (MTD), co oznacza prowadzenie dokumentacji elektronicznej i przesyłanie deklaracji cyfrowo za pomocą oprogramowania zatwierdzonego przez HMRC.

Więcej informacji na temat MTD można znaleźć na naszym blogu „Making Tax Digital”. 4 lutego 2019 r.

https://www.paymentsense.com/uk/blog/making-tax-digital-small-business/

Lub https://www.gov.uk/government/publications/making-tax-digital/overview-of-making-tax-digital

Specjalne systemy VAT dla małych firm

Sprzedając produkty innym firmom, które są zarejestrowane na VAT, łatwo jest odzyskać zapłacony podatek VAT.

Jeśli zostaniesz zarejestrowanym podatnikiem VAT i zaczniesz sprzedawać klientom, którzy nie są zarejestrowani na podatek VAT, Twoje ceny dla nich wzrosną o 20%.

Jeśli uważasz, że wpłynie to na twoją sprzedaż, HMRC ma trzy systemy VAT specjalnie zaprojektowane, aby pomóc małym firmom:

1. System zryczałtowanego podatku VAT (FLAT RATE VAT SCHEME)

Jeśli obrót Twojej firmy jest mniejszy niż 150 000 £, możesz zapłacić podatek VAT w ramach programu ryczałtowego. Dużą zaletą tego rozwiązania jest to, że nie musisz rejestrować podatku VAT naliczanego przy każdej sprzedaży. I nie musisz płacić za każdy zakup.

Zamiast tego, aby ułatwić i przyspieszyć dokonywanie deklaracji VAT, możesz obliczyć swoje płatności VAT jako odsetek całkowitego obrotu.

Nie musisz też tracić czasu na ustalanie kwoty podatku VAT, który wydajesz na kupowanie rzeczy, ponieważ w ramach tego programu nie możesz odzyskać podatku VAT od wszystkich dokonanych zakupów.

Zamiast tego stosowana jest stawka procentowa, zwykle od 9% do 14% w zależności od sektora przemysłu.

Aby uzyskać szczegółowe informacje, odwiedź stronę:
https://www.gov.uk/government/publications/vat-notice-733-flat-rate-scheme-for-small-busprises/vat-notice-733-flat-rate-scheme-for- mały biznes

2. Cash Accounting Scheme

Jeśli korzystasz ze standardowej rachunkowości VAT, musisz zapłacić HMRC podatek VAT naliczony od sprzedaży, niezależnie od tego, czy klient zapłacił ci, czy nie.

Jeśli jednak korzystasz z rachunkowości kasowej, płacisz podatek VAT tylko wtedy, gdy klient ci zapłaci. Najważniejsze jest to, że możesz odzyskać podatek VAT dopiero po zapłaceniu dostawcom.

Możesz korzystać z rachunkowości kasowej, jeśli szacujesz, że obrót w następnym roku podatkowym wyniesie nie więcej niż 1,35 miliona GBP.

Szczegółowe informacje na stronie: https://www.gov.uk/vat-cash-accounting-scheme

3. Annual Accounting Scheme

Jeśli korzystasz ze standardowego rozliczania podatku VAT, musisz wypełnić deklarację VAT i zapłacić należny podatek VAT lub uzyskać kwartalne zwroty. Możesz zmniejszyć formalności i ułatwić zarządzanie przepływami pieniężnymi, korzystając z Annual Accounting Scheme.

Jeśli korzystasz z tego programu, wówczas dokonujesz dziewięciu miesięcznych lub trzech kwartalnych płatności okresowych w ciągu roku, wystarczy wykonać tylko jeden zwrot na koniec roku, a następnie dokonać płatności bilansującej lub otrzymać zwrot bilansujący na koniec roku.

Możesz skorzystać z tego, jeśli szacujesz, że obrót w następnym roku podatkowym wyniesie nie więcej niż 1,35 miliona £.

Szczegółowe informacje na stronie: https://www.gov.uk/vat-annual-accounting-scheme

Co zrobić, jeśli nie możesz zapłacić podatku VAT:

Na pewnym etapie wiele firm ma problemy z przepływami pieniężnymi. Jeśli zdasz sobie sprawę, że nie masz wystarczająco dużo środków na zapłacenie podatku VAT, oto kilka prostych kroków, które możesz podjąć:
· Sprawdź dwukrotnie wszystkie dane wejściowe i wyjściowe.
· Nawet jeśli nie możesz zapłacić, powinieneś złożyć deklaracje

Bardzo ważne jest, aby zadzwonić do HMRC i poinformować ich. Nie odkładaj tego, ponieważ kary za opóźnienia w płatnościach mogą być dość wysokie.
· Poproś o czas na zapłatę. Wypracuj plan spłat i upewnij się, że Twoja oferta jest realistyczna. Zazwyczaj oczekują pełnej zapłaty przed następnym kwartałem. NIE przegap żadnych płatności, w przeciwnym razie HMRC będzie chciało spłatę całości od razu.
· Krótkoterminowe finansowanie może być odpowiedzią, jeśli potrzebujesz więcej niż trzy miesiące, aby zapłacić HMRC. Opłaty odsetkowe mogą być niższe niż grzywny HMRC.

Wyrejestrowanie z podatku VAT:

Możesz wyrejestrować się, jeśli obroty podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT spadną poniżej 83 000 GBP, ale zanim to zrobisz, uzyskaj porady od księgowego.

Anulowanie może nie być dobrym pomysłem dla Twojej firmy, jeśli:

· Spadek sprzedaży podlegającej opodatkowaniu jest tymczasowy
· Większość Twoich klientów jest zarejestrowana na podatek VAT

Po tym, jak HMRC wyrejestruje firmę z VAT – musisz przechowywać dokumentację VAT przez co najmniej sześć lat.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat podatku VAT, bezpośrednio od HMRC odwiedź: https://www.gov.uk/topic/business-tax/vat

Źródło: www.paymentsense.com/uk/blog