Niemalże każdy może zostać dyrektorem małej firmy, o ile ma ukończone 16 lat i nie ciążą na nim prawnie nałożone ograniczenia do pełnienia tego typu funkcji. Należy jednak pamiętać, iż rezygnacja z aktywnego pełnienia funkcji dyrektora nie zwalnia automatycznie z obowiązków dyrektorskich i odpowiedzialności za firmę.
Dyrektor jest przede wszystkim zobowiązany do działania w jak najlepszym interesie firmy. Powinien on założyć konto firmowe, ubezpieczyć swoją firmę, a także dopełnić szeregu ciążących na nim prawnych i księgowych obowiązków.
Do obowiązków wobec Companies House należy:
-
Coroczne potwierdzenie danych firmy, czyli tzw. ‘confirmation statement’ (dawne annual return) – wiąże się to z koniecznością dokonania jednorazowej opłaty w kwocie £13; niedopełnienie tego obowiązku może skutkować wyrejestrowaniem spółki.
-
Coroczne dostarczenie zestawienia kont (‘set of accounts’) zawierające bilans oraz rachunek zysków i strat – za niedochowanie wyznaczonych terminów trzeba liczyć się z bardzo wysokimi karami, począwszy od £350.
-
Informowanie urzędu o zmianach dotyczących spółki i jej dyrektorów.
Do obowiązków wobec HMRC należy m.in.:
-
Kwartalne rozliczenie, wysłanie deklaracji i opłacenie VAT;
-
Coroczne rozliczenie i opłacenie Corporation Tax za rok podatkowy – termin na wykonanie tych czynności to 31 stycznia następnego roku;
-
Coroczne Self-Assessment dyrektora, czyli rozliczenie jego osobistych dochodów;
-
Zgłoszenie pracowników w systemie PAYE oraz regularne wystawianie i wysyłanie do urzędu payslipów, a także wystawianie dokumentacji (między innymi P45, P60).
Bardzo istotnym obowiązkiem dyrektora jest bieżące kompletowanie pełnej dokumentacji i dostarczenie jej do biura rachunkowego. Należy pamiętać, że to dyrektor jest osobą odpowiedzialną za każdy aspekt działalności firmy, księgowy pełni jedynie rolę doradcy i działa wyłącznie w oparciu o informacje i dokumenty udostępnione mu przez dyrektora.
Osobiście dyrektor firmy jest odpowiedzialny za kontakt z agencjami, ustalanie stawek oraz wyjaśnianie przepracowanych godzin. Można co prawda zlecić księgowemu wystawianie faktur dla agencji, jednak trzeba pamiętać, że agencje wyjaśniają ewentualne nieścisłości w przelewach czy rozliczeniach wyłącznie z dyrektorem – biuro księgowe nie jest stroną w tego typu ustaleniach. Osobiste pilnowanie zgodności faktur ze stanem rzeczywistym i przelewami jest nie tylko obowiązkiem, ale leży też w interesie firmy, gdyż w grę wchodzą tu jej pieniądze.
Wiele z powyższych obowiązków może wykonać w imieniu dyrektora autoryzowany przez niego księgowy. Warto wybrać tu sprawdzone biuro rachunkowe, które dopilnuje wszystkich wyżej wymienionych terminów oraz dopełni wszelkich formalności.